Управљање неправилностима – одговорности

Циљ Смерница за управљање неправилностима је да помогну руководиоцима КЈС да успоставе систем за откривање, евидентирање и
поступање по обавештењима о сумњама на неправилности унутар организације којом руководе.

Сва запослена и ангажована лица код КЈС су у обавези да пријаве сумњу на неправилност уколико дођу до сазнања о њој.

Да би то било могуће, руководство је дужно да обезбеди код својих запослених и ангажованих лица да разумеју шта је неправилност. Такође и како, и коме се сумња на неправилност пријављује.

Свако уочено одступање или изузетак од правила рада, које није могуће обухватити постојећим процедурама, неопходно је бележити. Стога је неопходно да се на нивоу целокупног КЈС успостави једнобразно правило које одређује која лица у оквиру пословног процеса су у обавези да примају сумње о неправилностима и на који их начин и у којој форми их евидентирају. Лица која примају сумње о неправилностима морају бити формално за то задужена. Уобичајено је да су лица која примају сумње о неправилностима руководиоци који су одговорни за тај део процеса у којем је одступање или изузетак уочен и који имају овлашћења да доносе одлуке у вези начина рада у том делу пословног процеса.

Посебне одговорности у систему управљања неправилностима имају:

Руководилац КЈС

На руководиоцу корисника јавних средстава је да успостави систем интерних контрола чији је интегрални део управљање неправилностима. Резултат управљања неправилностима је смањење нивоа ризика од појаве нежељених догађаја, а самим тим повећава се разумно уверавање да ће се унапред дефинисани циљеви КЈС остварити. Добар систем финансијског управљања и контроле, односно адекватан сет писаних процедура које прописују пословне процесе унутар КЈС омогућава откривање неправилности, које се најчешће и манифестују непоштовањем контролних активности које су садржане у писаним процедурама, али такође могу настати и због недостатака у самим процедурама (међусобна неусаглашеност процедура, непостојање или лоша формулација појединих контролних активности и сл.). Ако се ова одступања системски не евидентирају, не анализирају се узроци и последице, не решавају се, не врши се одобрена ажурирања процедура и о њима се не извештава највише руководство, током времена запослени губе радну дисциплину, јер нема систематског одговора на пропусте. КЈС током времена, постаје систем отворен за значајне грешке или злоупотребе, а у великом броју случајева за последицу има незакониту и неефикасну употрбу средстава која је узрокована неправилностима, чиме се повећава ризик да организација неће остварити циљеве.

Руководиоци унутрашњих организационих јединица КЈС

Рукoвoдиoци унутрaшњих oргaнизaциoних jeдиницa КЈС oдгoвoрни су рукoвoдиoцу КЈС зa активности успoстaвљaња, oдржaвaња и унaпрeђeња финaнсиjскoг упрaвљaњa и контроле, као и за извештавање о систему финансијског управљања и контроле у делокругу рада oргaнизaциoне jeдинице кojом рукoвoдe, у оквиру овлашћења и одговорности која су им додељена. Обавеза рукoвoдиoци унутрaшњих oргaнизaциoних jeдиницa КЈС је да омогуће примену свих дефинисаних корака поступка управаљања неправилностима који су у њиховој надлежности, односно да се уочене сумње на неправилности у оквиру процеса за које су одговорни бележе на прописани начин, разврставају, у складу са овлашћењима решавају или прослеђују надлежним за решавање и извештавају периодично о неправилностима из свог домена руководиоца КЈС.

Интерна ревизија

Интерна ревизија процењује адекватност, економичност, ефикасност и ефективност система интерних контрола и на основу објективних доказа даје оцену нивоа спровођења постојећих процеса управљања ризицима, контрола и управљања пословањем, односно корпоративног управљања, у функцији:

а) остваривања пословних циљева организације,

б) обављања пословања на правилан, етичан, економичан, ефикасан и ефективан начин,

ц) усклађености пословања са законима и другим прописима, плановима, програмима, уговорима и процедурама,

д) поузданости и свеобухватности финансијских и других информација и података, укључујући унутрашње и спољашње извештавање,

е) заштите средстава од губитака узрокованих лошим управљањем, неоправданим трошењем и коришћењем.

Посебну улогу интерни ревизори имају у суочавњу организације у којој раде са преваром, која представља посебну манифестацију неправилности, и у том смислу Правилником о заједничким критеријумима за организовање и стандардима и методолошким упутствима за поступање и извештавање интерне ревизије у јавном сектору, прописано је следеће: ,,Руководилац интерне ревизије и интерни ревизори треба да поседују одговарајуће знање како би били способни да препознају индикације и процене ризике од преваре и присуство било којих услова за омогућавање превара. Када су идентификовани индикатори преваре, интерни ревизори обавезни су да прекину поступак ревизије и одмах обавесте руководиоца интерне ревизије, који ће одмах обавестити руководиоца корисника јавних средстава”.

Кључно је да запослени и други актери буду свесни поступка и осећају се охрабренима да пријаве сумње у неправилности и преваре. Увидом у неправилности и адекватним поступањем може се побољшати систем превенције и откривања, што доводи до јачања система интерних контрола организације.

• *Извор текста Смернице за неправилности