Систем ФУК и Управљање неправилностима
Квалитетно постављен систем ФУК (финансијско управљање и контрола) обезбеђује да се јавна средства употребљавају на законит начин, у складу са принципима економичности, ефикасности, ефективности и јавности. Закон о буџетском систему дефинише начела и правила у складу са којима корисници јавних средстава морају управљати додељеним ресурсима.
Да би се осигурала адекватност система финансијског управљања и контроле неопходно је континуирано вршити његово надгледање (мониторинг). Суштински важно да се врши оцењивање квалитета финансијског управљања и контроле. Тиме ће се пружити повратне информације о томе да ли систем финансијског управљања и контроле заиста осигурава ефикасно коришћење јавних средстава, умањује потенцијалне злоупотребе и помаже остваривање циљева које Влада поставља.
Увођење управљања неправилностима представља значајан алат за руководство КЈС у сврху надгледања (мониторинга) финансијског управљања и контроле, додатне оптимизације пословања КЈС и умањења ризика од злоупотребе јавних средстава.
Правилником о заједничким критеријумима и стандардима за успостављање, функционисање и извештавање о систему финансијског управљања и контроле у јавном сектору („Службени гласник РС“, број: 89/2019), у члану 18. прописана је обавеза руководиоцима корисника јавних средстава да успоставе систем за откривање, евидентирање и поступање по обавештењима о сумњама на неправилности унутар организације којом руководе и систем извештавања о управљању неправилностима, а такође је дужан да предузима мере за умањење ризика од неправилности.
Руководиоци, запослени или трећа лица пријављују одступања, недоследности или кршења писаних правила које представљају неправилност или изазивају основану сумњу да је дошло до неправилности, без обзира на величину и значај и без обзира јесу ли почињене намерно или из нехата.
Успостављањем доброг начина управљања неправилностима унутар КЈС, омогућава се ефикаснији повраћај или накнада погрешно употребљених ресурса који су резултат неправилности, дизање свести запослених и руководиоца информисањем о ефектима по организацију, развијање културе превенције и ажурирање процедура организације ради минимизирања ризика од понављања утврђених неправилности у будућности. Добро успостављен систем управљања неправилностима пружа информацију руководству КЈС да приликом оцене ризика за остваривање циљева, разматра могућност постојања преваре, у складу са принципом 8. у оквиру компоненте 3 ,,Процена ризика” и омогућава КЈС да врши оцену и благовремено извештава о слабостима у систему интерене контроле лица која су задужена за предузимање корективних радњи, укључујући више руководство у складу са принципом 17. у оквиру компоненте 5 ,,Праћење” КОСО (COSO) Оквира. Превара у смислу ових смерница, представља сваку намерну радњу или пропуст осмишљен у циљу обмањивања других, која проузрокује губитак за жртву преваре и/или добит за учиниоца преваре. Све организације су подложне ризику од преваре и није могуће елиминисати све облике преваре у свим организацијама.
Руководилац корисника јавних средстава је, такође и дужан да предузима мере за умањење ризика од неправилности – решавање неправилности. Неправилност у смислу ових смерница, не представља поднесак (захтев) који достављају грађани и друге организације КЈС као надлежном орагану за поступање, као што је инспекцијски надзор, полицијски надзор и сл.
Неопходно је направити разлику између прегледа успостављених контрола и управљања неправилностима.
Прегледи (анализе) успостављених контрола представљају детаљна испитивања активности у оквиру кључних пословних система са циљем да се утврди да ли постоје адекватне мере контроле, да ли се оне спроводе и да ли су ефективне. Ова функција се спроводи кроз само-оцењивање или интерну ревизију. Слабости уочене у том процесу не представљају неправилност јер су део системске провере успостављеног система финансијског управљања и контроле у организацији. Само-оцењивање статуса финансијског управљања и контроле, које врши руководство, је процес у оквиру организације којим се идентификују ризици и изложеност, и процењују контроле које умањују те ризике. Руководство на основу резултата само-оцењивања доноси одлуку начину унапређења система ФУК, најчешће увођењем нових контрола, побољшањем постојећих контрола или прихватањем ризика који је својствен (инхерентан) за одређену слабост. Интерна ревизија, на основу процене ризика, врши независну и објективну оцену система финансијског управљања и контроле у организацији. За уочене слабости, интерна ревизија даје препоруке руководству за њихово отклањање. Руководство, у складу са прихваћеним препорукама, доноси одлуку о начину отклања уочених слабости.
У обједињеном извештају о неправилностима су садржане информације које се прослеђују у оквиру годишњег извештаја о систему финансијског управљања и контроле Министарству финансија – ЦЈХ (Централна јединица за харманизацију). Вероватноћа остваривања циљева организације зависи од ограничења која су својствена свим системима ФУК. У ова ограничења спада и могућност да су судови (процене) у доношењу одређених одлука погрешни, те да се нефункционисање може догодити и услед најмање грешке или пропуста. Поред тога, могуће је да се интерне контроле заобиђу уколико се више лица удружи, а и само руководство има могућност да пренебрегне систем.
Други ограничавајући фактор представља чињеница да „дизајн“ система ФУК мора да узме у обзир ограничења у погледу ресурса, те да се корист од контрола мора разматрати у односу на трошкове тих контрола. Ни једна структура ФУК, без обзира колико је детаљна и свеобухватна, не може сама по себи да гарантује ефикасно управљање и потпуну и тачну евиденцију, нити може да буде „непробојна“ за проневере, нарочито кад су у њих умешана лица на положајима који носе одређена овлашћења или поверење. Будући да свака структура ФУК зависи од људског фактора, значи да је подложна мањкавостима у смислу дизајна, грешкама у просуђивању или тумачењу, неразумевању, немару, умору или расејаности. Неефикасни системи ФУК могу имати за последицу неадекватно коришћење средстава, што за последицу може да има прекршајну одговорност одговорног лица институције, у одређеним случајевима и саме институције као правног лица, а може под одређеним условима имати и обележје кривичног дела. Како би се обезбедио благовремен и ефикасан механизам поступања по пријављеним неправилностима те извештавање о предузетим мерама, институција мора успоставити поступак управљања неправилностима.
Кључно је да запослени и други актери буду свесни поступка и осећају се охрабренима да пријаве сумње у неправилности и преваре. Увидом у неправилности и адекватним поступањем може се побољшати систем превенције и откривања, што доводи до јачања система интерних контрола организације.
