ГИФУК Извештај – Еволуција из угла Саветника

Сигурно се сви Ви сећате момента када сте први пут чули за обавезу имплементације система ФУК и за ГИФУК извештај. Сазнајте како је изгледао пут еволуције.

Давне 2014.године…

• Да ли сте доставили ГИФУК извештај Министарству финансија ове године?
• Годишњи извештај о чему?
• О самооцењивању система финансијског управљања и контроле у Вашој организацији.
• Опет неки извештај? Па, ко шта ради, ја само извештавам. А шта ја ту требам да напишем?
• Да одговорите на неких 45 питања, која се тичу Ваше организације. Да ли имате одређена интерна акта, како функционише интерна и екстерна комуникација, да ли и на који начин управљате ризицима, да ли доносите стратешка докуме….
• Хаха ма какви ризици, овде се само хитно делује, крпимо рупе фластером за прву помоћ.  Добро, хајде то сад није битно, а шта сад кад ја то нисам доставио? Прошао је 31.03. Нико то мени није тражио….нико не зна о чему причате. Ево, ја први пут чујем.
• Обавеза је прописана у Закону у буџетском систему, за успостављање и извештавање о систему финансијског управљања и контроле.  
• А па доообро, ето садa знам. Jа ћу да Вас зовем да Ви то мени решите следеће године. И погледаћу тај Закон да се упутим мало.

Следеће године у исто време …

• Јао па опет тај извештај. Па немам ја времена за то, па нисам ја то послао. Нико то мени није тражио, можда то нама ни не треба…

Година 2021….

• Ах, знамо ми за то. Била нам је и ДРИ, рекли су нам да за 90 дана имплементирамо систем.  Нисмо имали до сада, па нисмо хтели ни да шаљемо Извештај.

Сигурно се сви Ви сећате момента када сте први пут чули за обавезу имплементације система финансијског управљања и контроле па и обавезе достављања годишњег извештаја о самооцени система ФУК. 

Велика непознаница, конфузна питања, могућност двосмислених одговора, сабирање неких бодова…ма чему све то служи???  Па, и сада је код одређених корисника јавних средстава иста ситуација. Иста мета исто одстојање.   

Одређени проценат корисника јавних средстава је и данас збуњен овом обавезом. Одређени индиректни корисници су тек од скоро обавештени о постојању система ФУКа и чињеници да су обвезници истог. Извештај и систем су додатано „магловити“, што због питања која се баш и не односе на њих, што због сличности са ИСО системом. Наиме, корисници који имају уведене системе квалитета често поистовећују финансијско управљање и контролу са њим „зато што личи“. Што није далеко од истине. Из тог разлога, другачије посматрају извештај и другачије одговоре дају. То је, ипак, друга тема.

Ми, имамо срећу што смо испратиле еволуцију Извештаја о самооцењивању система финансијског управљања и контроле. Из тог разлога делимо са Вама пар увида, дајемо пар савета… А, Вама дајемо слободу и позивамо да нам се јавите и дате свој коментар и поделите Ваше искуство.  

• Повећање укупног броја питања у ГИФУК Извештају, из године у годину 

Сасвим нормална појава, сложићете се. Како сам систем „живи“ кроз имплементацију код различитих корисника јавних средстава, тако Извештај трпи модификације. Централна јединица за хармонизацију кроз Ваше одговоре посматра напредак система, и у складу са тим, додаје питања, скоро сваке године.

Раније, док се Извештај достављао у штампаној форми, дешавало се да је Централна јединица за хармонизацију мењала редослед питања по областима. Зато, немојте слепо преписивати прошлогодишњи Извештај 😉. Могу нас опет изненадити са овим потезом.

Генерално, измене у Извештају за циљ имају да пруже још детаљнији увид Централне јединице за хармонизацију у стање код свих Корисника јавних средстава. Сложићете се да и стање Ваше организације заиста не може бити исто баш сваке године. Некада су организационе промене минималне, некад обимније, битно је да сте у току са потребама и захтевима окружења, да пратите дешавања унутар Ваше “куће” и да то евидентирате кроз питања.

• Дигитализација. Прелазак на електронско достављање Извештаја.

Па, укупни утисак је да нам се допада садашњи начин извештавања. Нема изговора „послали смо али се загубило се у пошти“ 😉. До сада се извештај штампао и ручно су се уписивали подаци и одговори на питања. Сада се приступа апликацији која има сачуване Ваше извештаје од првог који сте попунили и доставили у том формату. Савршен подсетник како је нешто изгледало пре годину дана. Смањен је проценат празних рубрика и неодговорених питања, обзиром да морате попунити сваку рубрику како би прешли на следеће питање. Такође, Извештај морате попунити и „затворити“ тј послати до 31.03. јер се након тога апликација затвара и немате могућност још једног изговора „ма касни пошта“, док се иза вас чује штампач који тек штампа Извештај.

• Новина – захтеви за додатним образложењем за одређена питања. Докази. 

Ова новина је управо оно што смо горе поменули. Систем финансијског управљања и контроле прати развој и промене у организацији, начин унапређења коришћења свих доступних ресурса, у циљу подизања квалитета услуга. Томе неминовно мора сведочити, као доказ, нека статистика и стратешка документа организације. Новина се дешава у одређеним питањима где се од Вас тражи да унесете финансијске параметре који су показатељ успешности остварења финансијских  циљева. Такође, за нека питања морате унети тачан датум доношења одређеног документа. Тиме говорите о томе да документ постоји и да ће Вам бити потребно ажурирање истог ,уколико је прошло више од три, четири године.  

• Изјава о неправилностима. Пардон, Изјаве 😊.

У Извештају 2021 године се први пут појавила Изјава о неправилностима, која је тражила да се Руководилац корисника јавних средстава изјасни о функционисању система у организацији, као и о његовој усклађености са међународним стандардима. Без достављања те Изјаве, није било могуће затворити апликацију и послати Извештај. У Консолидованом извештају за 2020 је наведено „да је већина руководилаца КЈС потписала оригиналну верзију Изјаве, док је део (мање од 5%) донекле кориговао текст Изјаве и тек онда је потписао. Већина оних који су изменили текст Изјаве, као главне разлоге измене текста, наводе “да још увек нису успоставили или су у процесу успостављања система ФУК, као и да због тога не могу изјавити да се организацијом управља према принципа доброг управљања и у складу са КОСО принципима“.

То је са наше тачке гледишта паметан и коректан потез у складу са ситуацијом. Из тог разлога, у следећој години ЦЈХ прави две изјаве. 

У наредној години, корисници су имали могућност да бирају између две Изјаве о неправилностима. У првој 1а, Руководиоци КЈС исказују стање као и прошле године, да систем постоји и да је усклађен са међународним стандардима. А у другој 1б, могу изјавити да систем има одређене слабости и да ће оне бити уклоњене у најкраћем могућем року као и да поред тога, организација неометано функционише. Како сам већ и поменула, имамо скоро па десетогодишње искуство, у овој области. Како са израдом документације тако и са Извештајем за ФУК. Можемо Вам рећи да ово није баш најбоље схваћено, као што је случај са сваком новином која дође.

Свим корисницима, који нису имплементирали систем, ми смо саветовале да доставе изјаву 1б, и исправе неправилност до следеће године. Тачније, да имплементирају систем. Међутим, свако је по свом нахођењу доставио Изјаву, а какав ће резултат свега тога бити, чекамо да прочитамо образложења у новом Консолидованом извештају.

Следи рубрика „Савети“ 😊

1. Одговарајте искрено

Али заиста. На свако питање у Извештају, дајте објективан и истинит одговор. Па, размислите само. Пре ћете бити у прекршају ако дате лажну изјаву да нешто имате, а заправо – немате. Не желимо да приказујемо „савршену линију“ организације са увученим стомаком и усиљеним осмехом док ДРИ не оде, већ да је постигнемо темељним и конзистентним радом. Oвaј извештај Вам је савршен подсетник. Имате 365 дана да радите на областима које су Вам бодовно најслабије, и да сваке године видите напредак, како кроз папирологију тако и кроз пословање. Изискује време да би се приметио напредак, није као брза дијета, већ стил живота. 😉

2. Будите иницијатор.

Иницирајте потребу за новинама у свом ресору. Технологија нам служи, ако умемо да је користимо. Трудите се да са колегама равноправно делите радне задатке и да функционишете у синергији. Овај систем Вас и приморава на то да сектори/одељења сарађују. Јасно је нама да сте сви у катастрофалном заостатку са кадровима, са ресурсима, са зарадама, са временом… Али, захтеви се морају испунити, посао се мора урадити. Будите колегијални. Свима ће Вам бити лакше.

3. Едукујте се у овој области. Тражите примере добре праксе.

Ово су специфична знања. Потребно је времена, праксе, интересовања и истраживања како по интернету тако и код Ваших колега из других сродних организација. Искористите све бесплатне ресурсе. Са колегама пробајте да урадите сами и извештај и пројекат. Ви сигурно најбоље знате сваки милиметар организације у којој радите. Уколико сте пак у мањој организацији, тражите квалитетне консултанте. Посветите се истраживању: каква су искуства запослених који су сарађивали са консултантима, свеобухватност урађеног пројекта, колико су сарадљиви и након израде документације…. Едукујте се да би са сигурношћу знали како пројекат заиста треба да изгледа. Такође, јасно је нама да би овим послом могли да се бавите адекватније да Вам је само то у опису радног места. До даљњег је парола „снађи се“.

Све у свему, законске обавезе и захтеве морате испунити. На који начин долазите до циља то је ствар Ваших могућности, стања свести, досадашњег искуства и кадровске попуњености. Ми колегијално поздрављамо труд сваког запосленог у јавном сектору који се самоиницијативно ухвати у коштац са овим системом и ту смо да Вас охрабримо на том путу. 

Саветнице за ФУК су Вам на располагању за сваку услугу, како едукативног типа, тако и сарадње на пројекту.